Schluss mit dem EUDR-Chaos: Ihre rechtssichere Sorgfaltserklärung in 5 Minuten.
Verzweifeln Sie an der EU-Entwaldungsverordnung?
Unsere zweisprachige Word-Vorlage (DE/EN) führt Sie Schritt für Schritt durch die notwendigen Daten – professionell, zeitsparend und ohne teure Anwaltskosten.
Kennen Sie diese EUDR-Kopfschmerzen?
Die neue Verordnung stellt Händler vor gewaltige Herausforderungen. Oft fehlt ein klarer Startpunkt, um die notwendigen Daten strukturiert zu erfassen und die Kommunikation mit Partnern im Ausland rechtzeitig zu beginnen.
Bürokratiemonster EUDR
Sie wissen nicht, welche Daten Sie von Ihren Lieferanten fordern müssen, um die strengen Sorgfaltspflichten zu erfüllen?
Internationale Lieferanten
Wie können Sie die komplexen Anforderungen unmissverständlich an Partner im Ausland zu kommunizieren?
Zeitdruck & Sanktionsrisiko
Die Fristen rücken näher. Unvollständige Erklärungen drohen mit Bußgeldern von bis zu 4% des Jahresumsatzes.
EFFIZIENTE VORBEREITUNG
Die EUDR Vorlage: Ihr roter Faden zur Compliance.
Wir haben die komplexe Verordnung analysiert und in eine einfach auszufüllende, professionelle Word-Vorlage übersetzt. Sie ist kein Rechtsschutz, aber Ihre strukturierte Arbeitsgrundlage.
- Sofortiger Start statt Recherche-Marathon
Sparen Sie sich Wochen der Recherche. Unsere Vorlage ist logisch aufgebaut und in 5 Minuten einsatzbereit.
- Professioneller Auftritt bei Partnern
Kommunizieren Sie unmissverständlich mit Ihren globalen Lieferanten. Keine teuren Übersetzungen nötig.
- Keine Sprachbarrieren mehr
Fügen Sie mit einem Klick Ihr Firmenlogo in die Word-Vorlage ein. Treten Sie gegenüber Partnern und Behörden als perfekt vorbereiteter Profi auf.
- Offline-Vorbereitung für das Online-Portal
Sammeln Sie alle Daten strukturiert offline. Die Übertragung in das digitale EU-System wird zum Kinderspiel – ohne Session-Timeouts oder Datenverlust.
Warum Händler auf diese Vorlage setzen
Sparen Sie sich Wochen der Recherche. Unsere Vorlage ist logisch aufgebaut und in 15 Minuten einsatzbereit.
Kommunizieren Sie unmissverständlich mit Ihren globalen Lieferanten. Keine teuren Übersetzungen nötig.
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Sammeln Sie alle Daten strukturiert offline. Die Übertragung in das digitale EU-System wird zum Kinderspiel – ohne Session-Timeouts oder Datenverlust.
Nutzen Sie die Vorlage für alle Ihre betroffenen Produkte und Lieferanten. Eine kostengünstige Investition in Ihre Compliance.
Erstellen Sie Ihre interne Akte schwarz auf weiß. So sind Sie bei Kontrollen durch Behörden oder Großkunden sofort aussagefähig.
Ihre strukturierte Sorgfaltserklärung
„Lückenlose Datenstruktur:“ Wir haben alle von der EUDR geforderten Informationspflichten in ein logisches Format gebracht. So vergessen Sie keinen wichtigen Datenpunkt bei der Abfrage Ihrer Lieferanten.
„Arbeitsgrundlage statt Rätselraten:“ Nutzen Sie ein Dokument, das auf der offiziellen Verordnung basiert, um Ihre interne Dokumentation aufzubauen – professionell vorbereitet für die finale Portal-Eingabe.
Von Händlern für Händler entwickelt: Da wir keine Anwaltskanzlei sind, bieten wir keine Rechtsberatung an. Was wir bieten, ist eine praxisnahe Vorlage, die den bürokratischen Prozess der EUDR massiv vereinfacht und beschleunigt. Sie sammeln die Daten – wir liefern das System.
Häufige Fragen zur EUDR
Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) sorgt für Unsicherheit in der gesamten Lieferkette. Um gesetzeskonform zu handeln, müssen Unternehmen ihre Sorgfaltspflichten genau kennen. Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten für Händler und Importeure kompakt zusammengefasst.
Hier gilt das Stichtagsprinzip. Die EUDR findet Anwendung auf Produkte, die nach dem Inkrafttreten der Verordnung (unter Berücksichtigung der aktuellen Übergangsfristen) erstmals in den Verkehr gebracht oder exportiert werden. Waren, die bereits vor diesem Datum rechtmäßig auf dem EU-Markt bereitgestellt wurden, unterliegen in der Regel nicht rückwirkend der neuen Nachweispflicht. Dennoch ist es ratsam, Altbestände klar von Neuware zu trennen.
Verstöße gegen die EU-Entwaldungsverordnung können empfindliche Folgen haben. Neben saftigen Bußgeldern von bis zu 4 % des gesamten Jahresumsatzes in der EU droht die Einziehung der betroffenen Produkte oder der Erlöse. Zudem können Unternehmen zeitweise von öffentlichen Ausschreibungen oder dem EU-Markt ausgeschlossen werden. Eine lückenlose Dokumentation ist daher die beste Versicherung gegen existenzbedrohende Sanktionen.
Für eine vollständige Sorgfaltserklärung benötigen Sie detaillierte Informationen über die Lieferkette. Dazu gehören:
- Die exakte Warenbeschreibung inklusive HS-Code.
- Die Menge der Produkte.
- Das Erzeugerland.
- Die Geolokalisierungs-Koordinaten aller Grundstücke, auf denen die Rohstoffe produziert wurden.
- Der Nachweis, dass die Produktion im Einklang mit den Gesetzen des Ursprungslandes steht.
Die Referenznummer ist der digitale „Fingerabdruck“ Ihrer Sorgfaltserklärung im TRACES-System. Jeder Marktteilnehmer, der ein Produkt erstmals in der EU bereitstellt, generiert diese Nummer. Nachfolgende Händler in der Lieferkette müssen diese Nummer übernehmen und dokumentieren. Ohne eine gültige Referenznummer ist der Handel mit EUDR-relevanten Waren (wie Holz, Kaffee oder Kautschuk) innerhalb der EU rechtlich nicht mehr zulässig.
Die EUDR-Daten müssen verpflichtend über das zentrale Informationssystem der EU-Kommission eingegeben werden – und zwar vor dem Inverkehrbringen oder Export der betroffenen Produkte.
Das System heißt TRACES NT (Trade Control and Expert System) und ist online erreichbar unter: https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/
Dort legen Sie ein Benutzerkonto an und können anschließend Ihre Sorgfaltserklärung digital erfassen.
Folgende Angaben sind dabei unter anderem erforderlich:
Produktdetails (z. B. Art, Gewicht, HS-Code), Herkunft und Geolokalisierungsdaten, Ihre Risikobewertung und Maßnahmen zur Risikominimierung
Nach dem Einreichen erhalten Sie eine Referenznummer, die bei der Zollabwicklung benötigt wird.
Tipp: Nutzen Sie eine vorbereitende Vorlage, um alle Daten vorab strukturiert zu sammeln – das spart Zeit und reduziert Fehler beim Eintrag ins System.
Damit Ihre Produkte den Anforderungen der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) entsprechen, müssen Sie Ihre Sorgfaltserklärung digital im offiziellen EU-System TRACES NT einreichen.
So funktioniert es Schritt für Schritt:
Schritt 1: Zugang zum System einrichten
Gehen Sie auf https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/
→ Registrieren Sie sich dort mit Ihrem Unternehmen.
→ Nach der Registrierung muss Ihr Zugang eventuell erst freigeschaltet werden.
Schritt 2: Alle erforderlichen Daten vorbereiten
Bevor Sie loslegen, sollten Sie folgende Informationen griffbereit haben: Produktbezeichnung, Gewicht, HS-Code, Ursprungsland und Geolokalisierungsdaten (Koordinaten oder Karten), Informationen zur Risikobewertung und Risikominimierung ggf. Nachweise über entwaldungsfreie Lieferketten
Tipp: Nutzen die EUDR Vorlage um alle Daten übersichtlich zu sammeln.
Schritt 3: Sorgfaltserklärung im System anlegen
→ Melden Sie sich bei TRACES NT an
→ Wählen Sie „EUDR – Due Diligence Statement“
→ Geben Sie Ihre Daten Schritt für Schritt ein
→ Laden Sie ggf. unterstützende Dokumente oder Geo-Daten hoch (z. B. im GeoJSON-Format)
Schritt 4: Erklärung einreichen und Referenznummer sichern
→ Überprüfen Sie Ihre Angaben sorgfältig
→ Reichen Sie die Erklärung ein
→ Notieren Sie sich die Referenznummer, die Sie später bei der Zollabwicklung brauchen
Hinweis: Ohne eingereichte Sorgfaltserklärung dürfen betroffene Produkte nicht verkauft oder exportiert werden.
FAQ zur EUDR-Vorlage
Warum brauche ich eine Vorlage, wenn ich die Daten sowieso im EU-Portal eingeben muss?
Das offizielle Portal TRACES NT ist ein reines Eingabesystem, kein Planungstool.
Ohne Vorbereitung riskieren Sie Session-Timeouts, fehlende Unterlagen während der Eingabe und Eingabefehler, die nachträglich schwer zu korrigieren sind.
Unsere Vorlage dient als Ihre strukturierte Arbeitsgrundlage: Sie sammeln alle Daten (wie Geolokalisierung und HS-Codes) in Ruhe offline, stimmen sich mit Ihren Lieferanten ab und übertragen alles erst dann stressfrei ins System, wenn die Akte vollständig ist.
Was ist eine Sorgfaltserklärung im Sinne der EUDR?
Die Sorgfaltserklärung ist keine PDF-Datei oder ein normales Dokument, das Sie irgendwo abgeben – sondern ein digitales Formular, das Sie verpflichtend über das EU-Informationssystem (TRACES) einreichen müssen.
Mit dieser Erklärung bestätigen Sie gegenüber der EU, dass Ihre Produkte:
– entwaldungsfrei sind und
– alle Anforderungen der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) erfüllen.
Damit Sie diese Erklärung ausfüllen können, müssen im Vorfeld bestimmte Angaben und Nachweise gesammelt werden – z. B.:
die genaue Herkunft der Produkte, Geolokalisierungsdaten (Koordinaten oder Karten), und Informationen zu Ihrer Risikoanalyse und Minimierungsmaßnahmen.
Wichtig: Erst wenn Sie diese Erklärung im EU-System übermittelthaben, dürfen Sie Ihre Produkte in der EU verkaufen oder exportieren.
Sie können dafür eine strukturierte Vorlage wie auf dieser Seite nutzen, um alle nötigen Infos vorab zu sammeln – die Eingabe im EU-System muss aber trotzdem selbst durchgeführt werden.
Welche Vorteile bietet die Vorlage zur Sorgfaltserklärung?
Die Vorlage hilft Ihnen, Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten. Sie ist zweisprachig (Deutsch/Englisch), übersichtlich aufgebaut und enthält alle Pflichtangaben, die für die EUDR-Erklärung im EU-System nötig sind.
Sie können die Vorlage direkt ausfüllen oder für deine eigene Dokumentation anpassen.
So haben Sie alle Infos sauber vorbereitet, bevor diese im offiziellen EU-Portal eingegeben werden.
Und Sie vermeiden typische Fehler oder Lücken bei der Datenerfassung.
Wichtig: Die Vorlage ersetzt nicht die digitale Eingabe – aber sie macht Ihnen den Weg dorthin deutlich einfacher.
Ist die Vorlage rechtlich verbindlich oder zertifiziert?
Nein – die Vorlage ist nicht rechtlich verbindlich und auch nicht zertifiziert. Sie dient ausschließlich als Hilfestellung, damit Sie Ihre Sorgfaltspflicht gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) leichter erfüllen können.
Die Vorlage enthält alle relevanten Felder und Inhalte laut Verordnung – ersetzt aber keine individuelle rechtliche Prüfung. Die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Angaben liegt weiterhin bei Ihnen als Marktteilnehmer.
Wenn Sie unsicher sind oder komplexe Lieferketten haben, empfiehlt sich eine ergänzende rechtliche Beratung.
In welchen Formaten erhalte ich die Vorlage?
Nach dem Kauf steht Ihnen die Vorlage sofort als PDF-Datei (fix-fertig) und als Word-Datei (DOCX) zur Bearbeitung zur Verfügung. So können Sie selbst entscheiden, ob Sie Anpassungen vornehmen oder die Erklärung direkt nutzen.
Was bringt mir die Zweisprachigkeit (Deutsch/Englisch)?
In globalen Lieferketten ist Sprache oft die größte Fehlerquelle. Mit unserer parallel geführten Vorlage senden Sie Ihren Lieferanten im Ausland ein Dokument, das diese sofort verstehen. Sie vermeiden mühsame Rückfragen und stellen sicher, dass die Daten, die Sie erhalten, genau den Anforderungen der EU entsprechen. Das erhöht Ihren Status als professioneller Partner und beschleunigt die Antwortzeiten Ihrer Lieferanten massiv.
Wie lange muss die Sorgfaltserklärung aufbewahrt werden?
Sie müssen Ihre Sorgfaltserklärung sicher und nachvollziehbar aufbewahren, sodass Sie diese bei einer Prüfung durch Behörden jederzeit vorlegen können.
Es wird empfohlen, die Erklärung digital zu speichern und langfristig zu archivieren – mindestens für die Dauer, die laut geltender rechtlicher Vorgaben in Ihrem Land erforderlich ist.
Wichtig: Auch ergänzende Nachweise und Dokumentationen zur Risikoanalyse sollten gemeinsam mit der Erklärung aufbewahrt werden.
Warum enthält die Vorlage ein Unterschriftenfeld, obwohl sie nicht im EU-System eingereicht werden kann?
Das Unterschriftenfeld dient nicht für das EU-Informationssystem, sondern hat einen anderen Zweck:
Es soll Ihnen die Möglichkeit geben, die Sorgfaltserklärung intern zu bestätigen und zu dokumentieren, dass Sie die EUDR-Anforderungen geprüft und eingehalten haben.
Die digitale Erklärung im TRACES-System wird ohne Unterschrift eingereicht – sie erfolgt direkt online über Ihr Benutzerkonto.
Das Unterschriftenfeld in der Vorlage ist daher für Ihre eigene Ablage gedacht, z. B. um:
– die Erklärung intern freizugeben,
– sie als Nachweis für interne Prüfungen oder
– zur Vorlage bei Lieferanten oder Geschäftspartnern zu verwenden.
Kurz gesagt: Die Unterschrift ist freiwillig – aber sie kann helfen, Verantwortung intern zu klären und Ihre Sorgfaltspflicht sauber zu dokumentieren.
Maximales Bußgeld des Jahresumsatzes bei EUDR-Verstößen*.
Geschätzte Zeitersparnis in Stunden bei der Datenerfassung durch unsere Vorlage.
Zweisprachig unterwegs: Deutsch & Englisch (DE/EN) für reibungslose Kommunikation mit Lieferanten.
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*) Maximales Bußgeld von bis zu 4% des EU-weiten Jahresumsatzes gemäß Art. 25 Abs. 2 Buchst. a der Verordnung (EU) 2023/1115 (EUDR).